Difference between revisions of "Working rules"

Revision as of 04:28, 1 December 2015 (view source) Zwsadmin (talk | contribs) ← Older edit		Revision as of 05:01, 9 December 2015 (view source) Zwseditor (talk | contribs) Newer edit →
Line 1:		Line 1:
−	Pracovními pravidly určíte pracovní úvazky, pracovní dobu, povinnosti a další podmínky následného vyhodnocení docházky zaměstnance. Nastavíte zde konkrétní požadavky kladené na zaměstnance a vykazování jejich porušení.	+	Work rules specify type of employment, working hours, responsibilities and other conditions of subsequent evaluation of employee attendance. Here you can set specific demands placed on the employees and document their violations.
−	Po nastavení bude systém hlídat dodržování pravidel daného zaměstnance a v přehledu zviditelní jejich porušení.	+	After the setting is done the system will monitor the following of rules by a employee and it will highlight their violations in the overview.
−	== Typy pracovních pravidel ==	+	== Types of work rules ==
−	* denní (př. 8h, 6h)	+	* daily (e.g. 8h, 6h)
−	* týdenní (rozlišení pracovní doby v jednotlivé dny týdne – např. úřady)	+	* weekly (distinguishing working hours in individual days – e.g. authorities)
−	* přepínač denních pravidel	+	* daily rules switch
−	Nejprve nastavíme jednotlivé typy denních pravidel, z nich je pak vycházeno při sestavení pravidla týdenního. Takto sestavená týdenní pravidla lze následně přidělovat jednotlivým zaměstnancům. Nastavení denního pravidla je velmi komplexní. V rámci denního pravidla určíme:	+	First, we will set individual types of daily rules on which the weekly rules will be based later. Weekly rules set up in this way can subsequently be assigned to individual employees. The daily rule settings are very complex. Within the framework of a daily rule we will determine:
−	* název	+	* name
−	* pracovní povinnost	+	* work responsibility
−	* volná pracovní doba	+	* flexible working hours
−	* den začíná v	+	* day starts at
−	* základní pracovní doba	+	* basic working hours
−	* rozmezí placené pracovní doby	+	* range of paid working hours
−	* ignorovaný čas	+	* ignored time
−	* přestávky	+	* breaks
−	* přesčasy	+	* overtime
−	* reportovací zóny	+	* reporting zones
−	* nastavení státních svátků	+	* public holiday settings
−	Není nutné nastavovat zkrácené či poloviční úvazky, tyto je možné určit při zadání zaměstnance volbou úvazku procentuálně 6h = 75% , 4h = 50%	+	It is not necessary to set shortened or part-time employment, these can be determined while entering the employee by choosing the type of employment proportionally 6h = 75%, 4h = 50%
−	== Postup pro denní pravidlo ==	+	== How to set a daily rule  ==
−	Vytvořte souhrn všech typů denních pravidel, které budete ve Vaší firmě aplikovat.	+	Create a summary of all types of daily rules which will apply your company.
−	* ''' Kliknout na „Vytvořit pravidlo“'''	+	* ''' Click on "Create rule"'''
	[[File:Pravidla1.png]]		[[File:Pravidla1.png]]
−	Typ nového pravidla – Vybereme denní pravidlo	+	Type of new rule – Select daily rule
−	=== Nastavení pravidla ===	+	=== Rule settings  ===
−	* ''' Název pravidla:''' pojmenovat (doporučujeme krátké názvy 8h, 6h, ranní směna)	+	* ''' Rule title:''' name (we recommend short names 8h, 6h, morning shift)
	[[File:Pravidla2.png|800px]]		[[File:Pravidla2.png|800px]]
−	==== Pracovní povinnost ====	+	==== Work responsibility ====
−	Určuje požadovanou celkovou dobu pobytu na pracovišti za den včetně pauzy.	+	Determines required total duration of staying at the workplace per day including breaks.
Line 47:		Line 47:
−	'''Příklad:''' ''Pracovní úvazek 8h – pracovní povinnost 8:40''	+	'''Example:''' ''8h employment type – work responsibility 8:40 a.m.
−	==== Volná pracovní doba ====	+	==== Flexible working hours ====
−	Pro evidenci pružné pracovní doby nastavíme volnou pracovní dobu. Tato funkce, hlídá pouze celkový měsíční součet. Není důležité kolik hodin je zaměstnanec na pracovišti denně, ale zda jeho celkový měsíční součet odpovídá povinnosti jeho úvazku.	+	We set flexible working hours for its record keeping. This function monitors only the overall monthly total. It is not important how many hours a day the employee spends at the workplace but whether their overall monthly total corresponds with the responsibilities of their type of employment.
−	Pro volnou pracovní dobu můžeme ovšem také nastavit její omezení – tj. kolik hodin minimálně je zapotřebí, aby byl zaměstnanec v práci.	+	We can also set limits on the flexible working hours – i.e. the minimum amount of hours the employee is required to spend at work.
−	'''Příklad:'''	+	'''Example:'''
−	''Zaměstnanec má 8 hodin pracovní směnu, plus 40 minut přestávky, pracuje ve volné pracovní době, ale musí být na pracovišti denně minimálně 6 hodin.	+	''An employee's work shift lasts 8 hours, plus 40 minutes of break, they work flexible working hours but have to spend minimum 6 hours per day at the workplace.
	''		''
	[[File:Pravidla4.png]]		[[File:Pravidla4.png]]
−	==== Den začíná v ====	+	==== Day starts at ====
−	Pokud se ve Vaší firmě uplatňuje práce přesahující z jednoho dne do druhého (tj. přes půlnoc), je zapotřebí nastavit, do kterého dne se bude daný odpracovaný čas započítávat. Zda má být čas počítán do dne příchodu do práce, či do následujícího.	+	If at your company work passes from one day to another (i.e. over midnight) it is necessary to set which day the given worked off time will be counted into. If the time will be counted into the day of arrival to work or into the following day.
−	Pro tyto účely stanovíte, kdy bude v systému přecházet jeden den v druhý tak, aby byly pokryty potřebné přesuny odpracované doby v noci.	+	For this purpose you will determine when in the system one day will pass into another so that the needed transfer of the night working hours will be covered.
−	'''Příklad:'''	+	'''Example:'''
−	''Pracovník chodí do práce v 21:30 a setrvává do 5:00. Odpracovaná doby by měla být započítána do dne odchodu z práce. Nastaví se tedy, že nový den pro mě nezačíná o půlnoci, ale již ve 21:00 předchozího dne.'' ''Zaškrtnuté políčko „předchozí pracovní den“ tedy znamená, že pokud je příchod 31.1 21:00, tak se odpracovaná doba započítává do 1.2.	+	''The employee comes to work at 9:30 p.m. and stays until 5:00 a.m. The hours worked off should be counted into the day of departure from work. It is then to be set that a new day does not start at midnight but at 9:00 p.m. of the previous day already. The selected checkbox "previous work day" then means that if the arrival to work on 31/1 at 9:00 p.m. then the hours worked off are counted into 1/2. On the other hand, if we want to count the overall working hours into the day of arrival at work the beginning of a day will be set to 6:00 a.m. and the checkbox "previous work day" will be left clear..''
−	Naopak pokud budeme chtít započítat celou dobu do dne příchodu do práce, nastaví se začátek dne na 6:00 a políčko předchozí den se nechá volné.''
	[[File:Pravidla5.png]]		[[File:Pravidla5.png]]
−	==== Základní pracovní doba ====	+	==== Basic working hours ====
−	Základní pracovní doba určuje dobu, kdy zaměstnanec musí být přítomen na pracovišti. Určuje dobu, ve kterou zaměstnanec nezávisle na tom zda má, či nemá pružnou pracovní dobu, musí nejpozději přijít a nejdříve odejít - nemůže být nepřítomen.	+	Basic working hours determine the time period of an employee having to be present at the workplace.
		+	It determines the time period in which the employee has to arrive the latest and has to depart the earliest –cannot be absent, regardless of whether they have or do not have flexible working hours.
−	Zde také zadáte dobu přestávek, které se nezahrnují do odpracované placené doby.	+	Here you will also enter the time of breaks which are not included in the worked off paid working hours.
−	'''Příklad:'''	+	'''Example:'''
−	''Zaměstnanci se odečítá maximálně 40 minut z odpracované doby a musí být přítomen na pracovišti od 9 hodin do 12 hodin.''	+	''From the employee's worked off working hours maximum of 40 minutes is subtracted and they have to be present at the workplace from 9:00 a.m. until 12 p.m.''
	[[File:Pravidla6.png|800px]]		[[File:Pravidla6.png|800px]]
−	==== Rozmezí placené pracovní doby ====	+	==== Range of paid working hours ====
−	Pracovní dobu je možné evidovat také pouze v požadovaném úseku. Touto funkcí můžete určit omezení doby, po kterou bude zaměstnanec v práci placený – dobu, která se bude do systému načítat.	+	Records can be kept on working hours also only within a required period. With the use of this function you can determine the limit of time during which the employee is paid at work – time which will be read by the system.
−	'''Příklad:''' ''Zaměstnanec přijde do práce již v 5:00, ale placená pracovní doba začíná až od 6:00. V tomto případě se mu hodina od 5:00 do 6:00 do výsledku odpracovaných hodin nezapočítá – na pracovišti neměl být.''	+	'''Example:''' ''Employee arrives at work already at 5:00 a.m. but paid working hours start at 6:00 a.m. In this case the hour from 5:00 a.m. to 6:00 a.m. is not counted into the sum of worked off hours – the employee should not have been at the workplace.''
−	==== Ignorovaný čas ====	+	==== Ignored time ====
−	Znamená čas příchodu a odchodu za hranicí rozmezí placené pracovní doby, který není považován za porušení pravidel a nebude se v docházce zobrazovat jako porušení. Jedná se o čas, který smí pracovník již být na pracovišti a „připravovat se na práci“.	+	Ignored time signifies time of arrival and departure beyond the range of paid working hours which is not regarded as a rules violation and will not appear in the attendance as a violation. It is the time during which the employee already can be at the workplace and "prepare for work".
−	Většinou se 10-30 minut před a po skončení pracovní doby.	+	It is usually 10-30 minutes before and after the end of working hours.
−	'''Příklad:'''	+	'''Example:'''
−	''Placená pracovní doba začíná v 6:00 a končí v 20:00. Vím, že někteří zaměstnanci přicházejí do práce již dříve a nechci, aby byl tento příchod zobrazen jako porušení pracovní doby. Zároveň nechci, aby tato doba byla zaměstnanci započítána do odpracované doby. Nastavením ignorovaného času zajistím, že tento dřívější příchod nebude reportován jako porušení pracovní doby.''	+	''The paid working hours start at 6:00 a.m. and end at 8:00 p.m. I know that some employees arrive at work early and I do not want this arrival to be read as a violation of working hours. At the same time I do not want this time to be counted in the worked off working hours. By setting the ignored time I ensure that this early arrival will not be reported as a violation of working hours. ''
	[[File:Pravidla7.png|800px]]		[[File:Pravidla7.png|800px]]
−	==== Přestávky ====	+	==== Breaks ====
−	V rámci pracovní doby čerpají zaměstnanci stanovené přestávky. Režim čerpání a odečtu přestávek je možné nastavit různými způsoby.	+	Within the working hours employees take established breaks. It is possible to set the regime of taking and subtraction of breaks in several ways. A break can be
−	Přestávka může být	+	– determined – in a given time interval, of a determined length
−	- určená – v daný časový interval, v určené délce	+	- calculated – depending on the worked off hours.
−	- vypočítaná – v závislosti na odpracované době.
−	=====Určené=====
−	Nastavením přestávek na typ určené můžete stanovit čas, kdy musí být přestávka dodržena a její délku. Přestávka určená může dále nabývat vlastnosti pohyblivé, nebo pevné.
−	'''''Seznam pravidel určených pohyblivých přestávek'''''	+	=====Determined=====
		+	By setting determined breaks you can set a time period in which the break must be taken as well as its length. The determined break can assume a flexible or a fixed characteristic.
−	Pro pohyblivou přestávku nastavte parametry intervalu, ve kterém musí být přestávka čerpána a délku této přestávky. Minimální doba přestávky pak určuje nejmenší délku trvání, kterou může přestávka mít, aby byla do tohoto úseku započítána.	+	'''''List of rules of flexible determined breaks
−	Přestávka, kterou si zaměstnanec označí v daném intervalu je započítána, jako tato přestávka. Pokud není označena, dojde ke strhnutí této přestávky automaticky.
−	'''Příklad:'''	+	For a flexible break set interval parameters within which the break must be taken and the length of the break. The minimum length of a break then determines the smallest amount of time the break can take up so that it is counted into this period.
−	''Pohyblivá přestávka na oběd je v rozmezí od 10:30 do 13:00 a odečítá se 30 minut.''	+	A break which an employee marks within a given interval is counted in as such a break. If it is nor marked, this break will be subtracted automatically.
		+
		+	'''Example:'''
		+	''Flexible lunch break can take place in the interval from 10:30 a.m. to 1:00 p.m. and 30 minutes will be subtracted.''
	[[File:Pravidla8.png|800px]]		[[File:Pravidla8.png|800px]]
−	'''''Seznam pravidel pevných přestávek'''''	+	'''''List of rules of fixed breaks'''''
−	Pevná přestávka určuje pevně danou dobu čerpání přestávky. Není zde žádný prostor pro volné čerpání přestávky.	+	Fixed break determines fixedly given time period of taking a break. There is no space for s flexible taking of a break.
−	'''Příklad:'''	+	'''Example:'''
−	''Pevná přestávka je nastavena od 9:00 do 9:10 a odečítá se 10 minut.''	+	''Fixed break is set from 9:00 a.m. to 9:10 a.m. and 10 minutes is subtracted.''
	[[File:Pravidla9.png|800px]]		[[File:Pravidla9.png|800px]]
−	===== Vypočítané =====	+	===== Calculated =====
−	Vypočítané přestávky stanovují délku v závislosti na odpracované době.	+	Calculated breaks determine the length in dependence on worked off hours.
−	'''Příklad:'''	+	'''Example:'''
−	''Po 3 odpracovaných hodinách je nařízena 10 minutová přestávka. Po 6 odpracovaných hodinách je povinná přestávka 30 minut. Po 9 hodinách 10minut. Odpracovaná doba se počítá od prvního příchodu do práce daného dne.''	+	''After 3 worked off hours a 10 minute break is ordered. After 6 worked off hours a compulsory break of 30 minutes ensues. After 9 hours it is 10 minutes. Worked off hours count from the first arrival at work in a given day.''
−	Je nutno zvolit z výběru „Jak jsou použita pravidla dopočítávaných přestávek“ jak má být s výpočtem zacházeno…	+	It is necessary to choose from the selection "How rules of calculated breaks are used" how to treat the calculation
	[[File:Pravidla10.png|800px]]		[[File:Pravidla10.png|800px]]
−	Minimální doba přestávky, která má být zahrnuta – Minimální doba přestávky určuje nejmenší délku trvání, kterou může přestávka mít, aby byla do tohoto úseku započítána.	+	The minimum length of a break which is to be included – The minimum length of a break determines the shortest amount of time a break can take up so that it is counted into this period.
−	==== Přesčasy ====	+	==== Overtime ====
−	Seznam časových zón, které jsou považovány za přesčas	+	List of time zones which are considered overtime.
−	Seznam časových zón umožní nastavit jednotlivé časové úseky, v rámci kterých je odpracovaná doba považována za přesčas a podléhá individuálnímu způsobu výpočtu – doba, kdy je práce zvýhodněna nějakým benefitem.	+	List of time zones will enable setting individual time periods within which worked off time is considered overtime and it falls under an individual manner of calculation – time when work is made advantageous by a benefit.
−	Tuto dobu evidujeme na patřičném přesčasovém účtu.	+	This time is recorded on a relevant overtime account.
−	'''''Vložit do účtu přesčas'''''	+	'''''Insert overtime onto account'''''
−	Touto funkcí určíme cílový přesčasový účet, na kterém bude doba odpracovaná ve zvoleném úseku evidována. Můžeme rozlišit přesčasový účet práce v noci, práce o víkendu a státních svátcích atp.	+	This function sets up a target overtime account on which the time worked off in a selected period is recorded. We can distinguish an overtime account for night work, weekend work, public holidays etc.
−	'''''Vložit x % z vypočítaného přesčasu'''''	+	'''''Insert x % of calculated overtime '''''
−	Práce přesčas bude výsledně reportována na patřičném účtu, který byl zvolen. Tato informace může být vyhodnocena a kompenzována při výpočtu mezd zaměstnance. Jednou z možností kompenzace je také poskytnutí benefitu formou navýšení odpracovaných hodin, pokud byly tyto odvedeny v době přesčasu. Z těchto hodin je pak možné čerpat náhradní volno, nebo jsou proplaceny ve standardní sazbě bez příplatku a příplatek je určen navýšením hodin v systému.	+	Overtime work will be finally reported on the account which was selected. This information can be evaluated and compensated for during the employee wage calculation. One of the options of compensation is also providing a benefit in the form of rising the number of worked off hours if these were completed during the overtime. It is possible to draw substitute holiday from these hours or they are paid for within the standard rate without a benefit and the benefit is determined by rising the number of hours in the system.
−	'''Příklad:'''	+	'''Example:'''
−	''Zaměstnavatel poskytuje benefit ve výši 25%. To znamená, že hodina přesčasu =1h 15min, a tato doba se může použít jako náhradní volno, nebo se proplatí.	+	''Employer provides a 25% benefit. This means that one hour of overtime = 1h 15 min, and this time can be used as a substitute holiday or it will be paid for. Work from 8:00 p.m. to 11:00 p.m. is considered overtime. I can choose what to further do with worked off hours in this time period. I select an account on which this time will be recorded, eventually also the amount of provided benefit in light of which this time will be re-calculated.''
−	Práce od 20:00 do 23:00 je považována za přesčas. Mohu vybrat jak dále nakládat s odpracovanými hodinami tomto rozmezí. Vyberu účet, na kterém bude tato doba evidována, popř. také výši poskytovaného benefitu, kterým tuto dobu při převodu přepočítám.''
	[[File:Pravidla11.png|800px]]		[[File:Pravidla11.png|800px]]
−	==== Reportovací zóny ====	+	==== Reporting zones ====
−	Tato záložka slouží pouze k monitorování určitých skutečností, jež mohou nastat. Umožňuje získat přehled o požadovaných informacích bez zásahu do rozdělení hodin a výpočtů a efektivně tak hlídat chování zaměstnanců.	+	This bookmark serves only to monitor certain eventualities which may occur. It allows you to get an overview of the required information without any intervention in the distribution of hours and calculations, and thus effectively monitor the behaviour of the employees.
−	'''Příklad:'''	+	'''Example:'''
−	''Zajímá mě, kdo a jak často bývá v práci od 20:00 - 22:00 a komu se to počítá jako „práce v noci“. Tato informace mi poslouží například k filtrování nežádoucí časté práce v noci za účelem získání benefitu.''	+	''I am interested to know who and how often they stay at work from 8:00 p.m. to 10:00 p.m. and who has it counted as "night work". This information will help me for example to filter out unwanted frequent night work in order to get a benefit.''
−	'''Postup:'''	+	'''How to:'''
−	Nastavte úsek reportovací zóny a účet, kam je tento čas ukládán.	+	Set a reporting zone period and an account where this time is saved.
	[[File:Pravidla12.png|800px]]		[[File:Pravidla12.png|800px]]
−	==== Nastavení státních svátků ====	+	==== Public holiday settings ====
−	V základním nastavení je státní svátek pojímán jako den, ve kterém nevzniká pracovní povinnost. Pokud jsou potřeby Vaší firmy jiné, toto nastavení umožňuje nastavit státní svátek do režimu pracovního dne.	+	In the basic setting public holiday is conceived as a day when a work responsibility does not arise. If your company's needs are different, this setting allows you to set public holiday to workday mode.
−	Možnost evidence chybějícího času na účet absence o státních svátcích je funkce informativního charakteru. Při jejím využití získáte přehled o hodinách chybějících z důvodu státního svátku, aniž by zaměstnancům vzniklo porušení pracovní doby. Pokud budete chtít tuto možnost využít, je třeba založit si v účtech účet absence o státních svátcích.	+	The option to keep records of missed time on the account of public holiday absence is a function of an informative character. In its use you will get an overview of hours missing because of a public holiday without the employees appearing to have violated working hours. If you want to use this option it is necessary to create a public holiday absence account in accounts.
		+
−	'''Příklad:'''	+	'''Example:'''
−	''Pokud na pracovní den připadne státní svátek, je tento den pojímán jako den volna, pokud je zaškrtnuto políčko Práce o státním svátku, je v režimu pracovního dne.''	+	''If a weekday happens to be a public holiday this day is conceived as a day off, if the checkbox Work during a public holiday is selected then it is in the work day mode. ''
	[[File:Pravidla13.png|800px]]		[[File:Pravidla13.png|800px]]
−	'''kliknout na „Uložit“'''	+	'''Click on "Save"'''
−	== Postup pro přepínač denních pravidel ==	+	== How to: the daily rules switch ==
−	Přepínač denních pravidel umožňuje nastavení podmínek směnného provozu ve firmě. Pro určení patřičné směny vymezíme časový úsek, kdy je příchod vyhodnocen jako ranní směna, odpolední, či noční. Systém pak na základě takto nastavených pravidel vybere konkrétní režim vyhodnocení docházky daného zaměstnance.	+	The daily rules switch allows you to set the conditions of the shift operation in the company. To determine the relevant shift we will designate a time period in which the arrival is evaluated as a morning, an afternoon or a night shift. Based on such set rules the system will choose a specific evaluation mode of a given employee's attendance.
−	V rámci přepínače denních pravidel je zároveň řešen výběr uplatnění konkrétního pravidla v případě celodenní absence.	+	Within the framework of the daily rules switch the choice of applying of a specific rule in case of a full-day absence is handled at the same time.
−	'''Postup:'''	+	'''How to:'''
−	* '''Kliknout na „Vytvořit pravidlo“'''	+	* '''Click on "Create rule"'''
−	Vybrat z typu pravidel „přepínač denních pravidel“	+	Select from the type of rules "daily rules switch"
	[[File:Pravidla14.png|800px]]		[[File:Pravidla14.png|800px]]
−	* '''Název pravidla:''' Doporučujeme krátký výstižný název	+	* '''Rule name:''' We recommend a short fitting name
	[[File:Pravidla15.png]]		[[File:Pravidla15.png]]
−	* '''Příchozí pravidla:''' Nastavíte rozsah doby příchodů na směnný provoz a do jaké směny tento příchod spadá.	+	* '''Arrival rules:''' You will set the time of arrivals range to shift operation and to what shift this arrival is categorized.
−	'''Příklad:'''	+	'''Example:'''
−	''Zaměstnanec přijde mezi 4:00 a 7:00 – jeho docházka bude přiřazena do předdefinované směny „8h“. Pokud přijde v rozmezí 13.00 až 15:00 docházka bude přiřazena do předdefinované směny „6h/p“.	+	''Employee arrives between 4:00 a.m. and 7:00 a.m. – their attendance will be categorized in the pre-defined shift "8h". If they arrive between 1:00 p.m. and 3:00 p.m. the attendance will be categorized into the pre-defined shift "6h/p"
	''		''
	[[File:Pravidla16.png|800px]]		[[File:Pravidla16.png|800px]]
−	==== Přepnutí pravidla, když zaměstnanec nejde ten den do práce. ====	+	==== Rule switching when an employee does not arrive at work that day. ====
−	V případě, že se zaměstnanec v průběhu celého dne nedostaví do práce, je možné touto funkcí předem určit pravidlo, které má být uplatněno. Pokud nemá pracovní povinnost každý den, není třeba toto políčko zadávat.	+	In the event that an employee does not arrive at work throughout the course of the whole day, it is possible to use this function to determine in advance the rule to be applied. If they do not have a work responsibility every day it is not necessary to specify this option.
	[[File:Pravidla17.png]]		[[File:Pravidla17.png]]
−	== Postup: pro týdenní pravidlo ==	+	== How to: weekly rule ==
−	Týdenním pravidlem upravíte rozložení nároku na docházku zaměstnanců v průběhu pracovního týdne. Takto je možné specifikovat rozdílné požadavky na konkrétní dny v týdnu – např. úřední dny.	+	Weekly rule will determine the dispersion of entitlement to employees' attendance during the work week. In this way it is possible to specify different requirements for specific days in the week – e.g. office days.
−	'''Příklad:''' ''Ve firmě je požadována v pondělí a úterý povinná přítomnost na pracovišti od 8:00 do 16:00, v ostatní dny pouze od 8:00 do 14:00. V rámci týdenního pravidla vyberu z vytvořeného portfolia denních pravidel a tyto přiřadím odpovídajícím dnům.''	+	'''Example:''' ''Mandatory presence at the workplace of the company is required on Monday and Tuesday from 8:00 a.m. to 4:00 p.m., other days only from 8:00 a.m. to 2:00 p.m. Within the framework of the weekly rule I will choose from the created portfolio of daily rules and assign these to the respective days.''
−	* '''Kliknout na „Vytvořit pravidlo“'''	+	* '''Click on "Create rule"'''
−	Vybrat z typu pravidel „týdenní pravidlo“	+	Select from the rule types "weekly rule"
	[[File:Pravidla18.png|800px]]		[[File:Pravidla18.png|800px]]
−	=== Nastavení pravidla ===	+	=== Rule setting ===
−	* '''Název pravidla:''' Doporučujeme krátký výstižný název	+	* '''Rule name:''' We recommend a short fitting name
	[[File:Pravidla19.png]]		[[File:Pravidla19.png]]
−	* '''Pravidla pro dny v týdnu:''' Zde vyberete pro každý jeden den z již předdefinovaných denních pravidel.	+	* '''Rules for days of the week:''' Here for each day you can pick from already pre-defined daily rules
	[[File:Pravidla20.png|800px]]		[[File:Pravidla20.png|800px]]
−	'''kliknout na „Uložit“'''	+	'''Click on "Save"'''
−	== Seznam vytvořených pracovních pravidel ==	+	== List of existing work rules ==
	[[File:Pravidla21.png|800px]]		[[File:Pravidla21.png|800px]]
−	Ze zobrazeného seznamu pracovních pravidel lze jednotlivá pravidla upravit, vytvořit jejich kopii (doporučujeme při vytváření obdobných pravidel) nebo smazat.	+	Individual rules on the displayed list of existing working rules can be edited, a copy can be created (recommended when creating similar rules) or they can be deleted.
−	V případě smazání (nedoporučujeme) mohou přestat některá již nastavená pravidla fungovat.	+	In case of deletion (not recommended) some already set rules can stop working.
−	[[Public holidays calendar editor|Další stránka]]	+	[[Public holidays calendar editor|Next page]]
−	[[Holiday yearly deposit rules|Předchozí stránka]]	+	[[Holiday yearly deposit rules|Previous page]]
−	[[iTA Help|Zpět na hlavní stránku]]	+	[[iTA Help|Back to home page]]

---

Revision as of 05:01, 9 December 2015

Work rules specify type of employment, working hours, responsibilities and other conditions of subsequent evaluation of employee attendance. Here you can set specific demands placed on the employees and document their violations. After the setting is done the system will monitor the following of rules by a employee and it will highlight their violations in the overview.

Types of work rules

• daily (e.g. 8h, 6h)
• weekly (distinguishing working hours in individual days – e.g. authorities)
• daily rules switch

First, we will set individual types of daily rules on which the weekly rules will be based later. Weekly rules set up in this way can subsequently be assigned to individual employees. The daily rule settings are very complex. Within the framework of a daily rule we will determine:

• name
• work responsibility
• flexible working hours
• day starts at
• basic working hours
• range of paid working hours
• ignored time
• breaks
• overtime
• reporting zones
• public holiday settings

It is not necessary to set shortened or part-time employment, these can be determined while entering the employee by choosing the type of employment proportionally 6h = 75%, 4h = 50%

How to set a daily rule

Create a summary of all types of daily rules which will apply your company.

• Click on "Create rule"

Type of new rule – Select daily rule

Rule settings

• Rule title: name (we recommend short names 8h, 6h, morning shift)

Work responsibility

Determines required total duration of staying at the workplace per day including breaks.

Example: 8h employment type – work responsibility 8:40 a.m.

Flexible working hours

We set flexible working hours for its record keeping. This function monitors only the overall monthly total. It is not important how many hours a day the employee spends at the workplace but whether their overall monthly total corresponds with the responsibilities of their type of employment. We can also set limits on the flexible working hours – i.e. the minimum amount of hours the employee is required to spend at work.

Example: An employee's work shift lasts 8 hours, plus 40 minutes of break, they work flexible working hours but have to spend minimum 6 hours per day at the workplace.

Day starts at

If at your company work passes from one day to another (i.e. over midnight) it is necessary to set which day the given worked off time will be counted into. If the time will be counted into the day of arrival to work or into the following day. For this purpose you will determine when in the system one day will pass into another so that the needed transfer of the night working hours will be covered.

Example: The employee comes to work at 9:30 p.m. and stays until 5:00 a.m. The hours worked off should be counted into the day of departure from work. It is then to be set that a new day does not start at midnight but at 9:00 p.m. of the previous day already. The selected checkbox "previous work day" then means that if the arrival to work on 31/1 at 9:00 p.m. then the hours worked off are counted into 1/2. On the other hand, if we want to count the overall working hours into the day of arrival at work the beginning of a day will be set to 6:00 a.m. and the checkbox "previous work day" will be left clear..

Basic working hours

Basic working hours determine the time period of an employee having to be present at the workplace. It determines the time period in which the employee has to arrive the latest and has to depart the earliest –cannot be absent, regardless of whether they have or do not have flexible working hours.

Here you will also enter the time of breaks which are not included in the worked off paid working hours.

Example: From the employee's worked off working hours maximum of 40 minutes is subtracted and they have to be present at the workplace from 9:00 a.m. until 12 p.m.

Range of paid working hours

Records can be kept on working hours also only within a required period. With the use of this function you can determine the limit of time during which the employee is paid at work – time which will be read by the system.

Example: Employee arrives at work already at 5:00 a.m. but paid working hours start at 6:00 a.m. In this case the hour from 5:00 a.m. to 6:00 a.m. is not counted into the sum of worked off hours – the employee should not have been at the workplace.

Ignored time

Ignored time signifies time of arrival and departure beyond the range of paid working hours which is not regarded as a rules violation and will not appear in the attendance as a violation. It is the time during which the employee already can be at the workplace and "prepare for work". It is usually 10-30 minutes before and after the end of working hours.

Example: The paid working hours start at 6:00 a.m. and end at 8:00 p.m. I know that some employees arrive at work early and I do not want this arrival to be read as a violation of working hours. At the same time I do not want this time to be counted in the worked off working hours. By setting the ignored time I ensure that this early arrival will not be reported as a violation of working hours.

Breaks

Within the working hours employees take established breaks. It is possible to set the regime of taking and subtraction of breaks in several ways. A break can be – determined – in a given time interval, of a determined length - calculated – depending on the worked off hours.

Determined

By setting determined breaks you can set a time period in which the break must be taken as well as its length. The determined break can assume a flexible or a fixed characteristic.

List of rules of flexible determined breaks

For a flexible break set interval parameters within which the break must be taken and the length of the break. The minimum length of a break then determines the smallest amount of time the break can take up so that it is counted into this period. A break which an employee marks within a given interval is counted in as such a break. If it is nor marked, this break will be subtracted automatically.

Example: Flexible lunch break can take place in the interval from 10:30 a.m. to 1:00 p.m. and 30 minutes will be subtracted.

List of rules of fixed breaks

Fixed break determines fixedly given time period of taking a break. There is no space for s flexible taking of a break.

Example: Fixed break is set from 9:00 a.m. to 9:10 a.m. and 10 minutes is subtracted.

Calculated

Calculated breaks determine the length in dependence on worked off hours.

Example: After 3 worked off hours a 10 minute break is ordered. After 6 worked off hours a compulsory break of 30 minutes ensues. After 9 hours it is 10 minutes. Worked off hours count from the first arrival at work in a given day.

It is necessary to choose from the selection "How rules of calculated breaks are used" how to treat the calculation

The minimum length of a break which is to be included – The minimum length of a break determines the shortest amount of time a break can take up so that it is counted into this period.

Overtime

List of time zones which are considered overtime. List of time zones will enable setting individual time periods within which worked off time is considered overtime and it falls under an individual manner of calculation – time when work is made advantageous by a benefit. This time is recorded on a relevant overtime account.

Insert overtime onto account This function sets up a target overtime account on which the time worked off in a selected period is recorded. We can distinguish an overtime account for night work, weekend work, public holidays etc.

Insert x % of calculated overtime Overtime work will be finally reported on the account which was selected. This information can be evaluated and compensated for during the employee wage calculation. One of the options of compensation is also providing a benefit in the form of rising the number of worked off hours if these were completed during the overtime. It is possible to draw substitute holiday from these hours or they are paid for within the standard rate without a benefit and the benefit is determined by rising the number of hours in the system.

Example: Employer provides a 25% benefit. This means that one hour of overtime = 1h 15 min, and this time can be used as a substitute holiday or it will be paid for. Work from 8:00 p.m. to 11:00 p.m. is considered overtime. I can choose what to further do with worked off hours in this time period. I select an account on which this time will be recorded, eventually also the amount of provided benefit in light of which this time will be re-calculated.

Reporting zones

This bookmark serves only to monitor certain eventualities which may occur. It allows you to get an overview of the required information without any intervention in the distribution of hours and calculations, and thus effectively monitor the behaviour of the employees.

Example: I am interested to know who and how often they stay at work from 8:00 p.m. to 10:00 p.m. and who has it counted as "night work". This information will help me for example to filter out unwanted frequent night work in order to get a benefit.

How to: Set a reporting zone period and an account where this time is saved.

Public holiday settings

In the basic setting public holiday is conceived as a day when a work responsibility does not arise. If your company's needs are different, this setting allows you to set public holiday to workday mode. The option to keep records of missed time on the account of public holiday absence is a function of an informative character. In its use you will get an overview of hours missing because of a public holiday without the employees appearing to have violated working hours. If you want to use this option it is necessary to create a public holiday absence account in accounts.

Example: If a weekday happens to be a public holiday this day is conceived as a day off, if the checkbox Work during a public holiday is selected then it is in the work day mode.

Click on "Save"

How to: the daily rules switch

The daily rules switch allows you to set the conditions of the shift operation in the company. To determine the relevant shift we will designate a time period in which the arrival is evaluated as a morning, an afternoon or a night shift. Based on such set rules the system will choose a specific evaluation mode of a given employee's attendance. Within the framework of the daily rules switch the choice of applying of a specific rule in case of a full-day absence is handled at the same time.

How to:

• Click on "Create rule"

Select from the type of rules "daily rules switch"

• Rule name: We recommend a short fitting name

• Arrival rules: You will set the time of arrivals range to shift operation and to what shift this arrival is categorized.

Example: Employee arrives between 4:00 a.m. and 7:00 a.m. – their attendance will be categorized in the pre-defined shift "8h". If they arrive between 1:00 p.m. and 3:00 p.m. the attendance will be categorized into the pre-defined shift "6h/p"

Rule switching when an employee does not arrive at work that day.

In the event that an employee does not arrive at work throughout the course of the whole day, it is possible to use this function to determine in advance the rule to be applied. If they do not have a work responsibility every day it is not necessary to specify this option.

How to: weekly rule

Weekly rule will determine the dispersion of entitlement to employees' attendance during the work week. In this way it is possible to specify different requirements for specific days in the week – e.g. office days.

Example: Mandatory presence at the workplace of the company is required on Monday and Tuesday from 8:00 a.m. to 4:00 p.m., other days only from 8:00 a.m. to 2:00 p.m. Within the framework of the weekly rule I will choose from the created portfolio of daily rules and assign these to the respective days.

• Click on "Create rule"

Select from the rule types "weekly rule"

Rule setting

• Rule name: We recommend a short fitting name

• Rules for days of the week: Here for each day you can pick from already pre-defined daily rules

 Click on "Save" 

List of existing work rules

Individual rules on the displayed list of existing working rules can be edited, a copy can be created (recommended when creating similar rules) or they can be deleted. In case of deletion (not recommended) some already set rules can stop working.

Next page

Previous page

Back to home page